この記事の趣旨
複合機の機能を代替するサービスは多数あります。むしろそちらを使用したほうが便利・コスト面で有利な事も多いです。ここでは、私が活用しているサービスをご紹介します。
税理士事務所を経営していると、時々「複合機安くします」と営業電話がかかってきます。
中小事業者やひとり事業主に、複合機って必要でしょうか？私はむしろ複合機を使わないことで業務の効率化・コストダウンを実現しています。
事務処理の効率化はペーパーレス化が鍵となりますので、中小事業者にとって、いまや複合機の存在価値はほとんど無いのでは・・・と考えています。
複合機の機能
複合機の主要な機能は下記の3つだと思います。
- FAX送受信
- プリント
- 紙のスキャン・データ化
それぞれについて、私の事務所で使用している代替サービスをご紹介していきましょう。
FAX
FAXってまだ使っていますか？今の時代、FAXがあると喜ぶのは、無差別に営業FAXを送信する営業マンだけではないでしょうか。
私も数年に一度、受付がFAXのみ、というセミナー等の申込みの際、FAXを送信する機会がありますが、それも秒速FAX (Webサービス)を使えば十分事足りています。
プリント
プリントが必要なら、スリホの定額レンタルプリンターで十分です。
インク代「込み」で月額8,000円〜です。紙さえあれば、カウンター料金を気にせずプリントできますし、そもそも事務の効率化・ペーパーレス化を進めているため、ほとんど印刷しません。
また、出先でちょっと印刷したい場合には、セブンイレブンのネットプリントを活用しています。PDFをWebにドラッグ＆ドロップすることで、セブンイレブンの端末からカラー・モノクロ印刷できます。
紙のデータ化
紙のデータ化は、安い複合機を買うくらいなら、ScanSnap iX1600のほうが速いです。freee会計との連携等にも使えますし、ScanSnapはオフィス効率化のコアになります。おすすめです。
https://www.pfu.ricoh.com/scansnap
スペース・通信費・電気代
- オフィスを賃借している場合、複合機を置くスペースにも家賃がかかっています。
- FAXを使うためには、電話回線の通信費がかかります。
- 複合機は常時電源ONですので、電気代もかかります。
複合機を使わなければ、これらの経費がカットできます。
DocuWorks
文書管理ソフトのDocuWorksは素晴らしいです。
https://www.fujifilm.com/fb/product/software/docuworks
以前、全ての文書ファイルをPDFで管理しようと考えて、1年間、Adobe Acrobat Pro（有料）を使用していた事がありますが、DocuWorksのような直感的な操作ができず、結局DocuWorksに戻ってしまいました。
ただ、後述するScan to DocuWorksを使わずに、DocuWorksで文書管理するためには、ScanSnapでスキャンしたPDFファイルを手動でDocuWorksファイルに変換する必要がありました。
Fujifilmの複合機でスキャンすると、直接DocuWorksファイルで保存してくれるため、この点だけはFujifilmの複合機のメリットが多少はあると思います。
この手間を複合機を使わず何とかできないか、と調べた所、Scan to DocuWorksとScanSnapを組み合わせて使用することで、ScanSnapからボタン1つでダイレクトにDocuWorksへファイル保存ができるようになり、複合機と同等の（スキャンが速い分、効率アップかもしれません）処理ができるようになりました。
https://www.pfu.ricoh.com/imaging/docuworks
DocuWorksとScanSnapを使っているのであれば、Scan to DocuWorksは必須レベルだと思います。
私の事務所では、Scan to DocuWorksを使うことで、紙で受け取ったデータをScanSnap+Scan to DocuWorksでスキャンし、DocuWorksで文書管理し、後日必要があればスリホのプリンターで印刷する、という流れが出来ています。
また、DocuWorksファイルはGoogle Drive上に保存してあるため、事務所に居なくても、過疎地に税務支援に行っていても、保存した資料を事務所に居る時と同じように閲覧することができています。
まとめ
いかがでしょうか。私が実践している自事務所の合理化の一端は、複合機を導入しない事で実現しています。
スタートアップや小規模事業者のかたは、複合機の導入を検討する際、合理化という目的ドリブンで検討されてはいかがかと思います。
弊事務所では、10年超のシステムエンジニア経験を活かし、顧問先向けサービスとして、クラウドサービスを中心に組み合わせたDX化支援をご提供しています。今の業務をカイゼンできないだろうか、とお考えの社長様がいらっしゃいましたら、お気軽にご相談ください。