電子帳簿保存法をガッツリ解説します

Amazon、使ってますよね。Amazonは基本的に紙の領収書が発行されません。そこで2024年1月から対応が必要となるのが、電帳法（電子帳簿保存法）です。

電子帳簿保存法は、本来、2022年1月1日から施行される予定でしたが、2年間の猶予期間が設けられました。

私の事務所では、2022年から、通常の電子帳簿保存法の上位版「国税関係帳簿の電磁的記録等による保存等に係る過少申告加算税の特例の適用を受ける旨の届出」（いわゆる優良電子帳簿保存対応）を提出し、freeeを使用して電帳法にフル対応し、証憑を完全ペーパーレス化しています。

優良電子帳簿保存対応の届出を出しても、私自身には特にメリットはないのですが、電子帳簿保存法にフル対応した場合にどんな作業が発生するか、自分自身で日々確認していますので、お客様に対して自信を持って電帳法の説明ができます。

電帳法（電子帳簿保存法）とは

電帳法対応は、次の3つに分類されます。

1. 電子帳簿等保存
   →　電子的に作成した帳簿・国税関係書類をデータで保存
2. スキャナ保存
   →　紙の領収書等をスキャンしてデータ保存
3. 電子取引データ保存
   →　ネットで受領した領収書等をデータで保存

このうち、義務化されたものが「3. 電子取引データ保存」です。

まず対応すべき「電子取引データ保存」

たとえば、Amazonからダウンロードした領収書や、電力会社のWeb明細などは、この「電子取引データ」に該当します。

電子取引データ保存の義務は、「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」に規定されています。

これは、下記に挙げるような書類を、電子データ（PDF・Excel他）でやり取り（メール・Webダウンロード等で送受信）した場合、その電子データを電子データのまま保存しなければならない、という法律です。

• 請求書
• 領収書
• 契約書
• 見積書
• 注文書
• 送り状
  
  等

ポイントは、「受け取った場合だけでなく、送った場合も」電子データのまま保存する必要があるところです。

「電子取引データ保存」は改正民法とセット

実は、2022年の「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」改正と併せて、民法第四百八十六条にも改正が入っています。この民法と電帳法に規定された電子取引データ保存の規定はセット適用となる事が多いので、注意が必要です。

この法律は、商品・サービスを売り上げた際、顧客から「領収書を電子データで送って欲しい」と言われたら、民法上、紙ではなく電子データで送る義務が発生する、という規定になります。

そして、電子データで領収書を送った場合、電帳法上、それを電子データのまま保存しなければならない義務も併せて発生するということです。

電子取引データの保存方法

① 改ざん防止対策を取る

• タイムスタンプを付与
• 訂正・削除の履歴が残るシステム等での授受・保存
• 改ざん防止のための事務処理規程を定めて守る

ただし、改ざん防止は、ルールを決めて「頑張って」守るより、クラウドサービスを使用したほうが圧倒的に楽です。

コストについても、excelや手作業で何とかする労力・人件費と、クラウドサービスで管理するコストを比べると、クラウドサービスを使用したほうが安くつくと思います。

電帳法対応は長期間に渡る証憑管理方法ですので、目先の支出だけを見て手動で何とかしようとするのは、おすすめできません。

頑張らずに楽をするのがDXですので、従業員が頑張るのではなく、システムを使用して楽をするのが正攻法です。

② 「日付・金額・取引先」で検索できるようにする

• 専用システムを導入する
• 表計算ソフト等で索引簿を作成する
• 規則的なファイル名を付ける

また、単に検索できれば良いというわけではなく、下記の絞り込み検索ができるようにしなければなりません。

• 日付の範囲指定、または金額の範囲指定をして検索ができる
• 日付・金額・取引先のうち2つ以上の組み合わせで検索できる

これも、今後何年にも渡って、1枚1枚領収書を受領する毎にexcel検索簿を編集し続ける、という作業を考えると、クラウドサービスを使用したほうが圧倒的に楽です。

③ ディスプレイやプリンタ等を備え付ける

通常、経理作業にはPCを使用すると思いますので、これは問題ないでしょう。

結論

上記①〜③の対応を手作業で行うのは、現実的ではないと考えます。

現時点の電帳法では義務化されていませんが、将来の証憑管理の効率化・省力化を考えた際に、先手を打って帳簿書類等の電子保存・スキャナ保存にも対応できる仕組みにしておく、というのが、今できるベストな選択だと思います。

そのためにも、電子データ保存が義務化される今から、クラウドサービスを使って効率化しておくと良いと思います。

例外規定（宥恕規定）があります

電帳法の電子データ保存義務には、宥恕規定（どうしてもやむを得ない場合に限り、義務を免除する規定）が設けられています。

小規模事業者の事務負担増を考えての措置ですが、「やむを得ない」を拡大解釈して、何もせず今まで通りでOKというわけではありません。災害発生等の相当の理由がない限り、税務署が「やむを得ない」と認めることは無いと考えられます。

宥恕規定には、大きく分けて次の2つがあります。いずれかの要件に該当する場合には、電子データ保存を行うときに、改ざん防止・電子データの検索要件を守って保存していなくても、「やむを得ない」と判断してくれる可能性があります。

ただし、電子データ保存をしなくて良い、というわけではありませんので注意が必要です。

① 基準期間の売上高が5,000万円以下である場合

基準期間(2年前・2期前)の売上高が5,000万円以下である事業者について、税務調査の際に税務職員の「電磁的記録のダウンロードの求め」に応じることができるようにしている場合に、宥恕規定があります。

「電磁的記録（＝電子データ）」を、「ダウンロードできる（＝電子データのまま保存してある）」事が前提となっていますので、「検索要件」を満たさないだけなら宥恕される場合がある、という規定になります。

② 電子取引データをプリントアウトしている場合

電子取引データを紙にプリントした書面を、「取引年月日及び取引先毎に整理された状態で提出することができる」ようにしている場合において、税務調査の際に税務職員の「電磁的記録のダウンロードの求め」に応じることができるようにしている場合に、宥恕規定があります。

電子データで受領したデータをプリントし、日付・取引先順にスクラップブックに貼ったりして整理している場合に、やはり、「電磁的記録（＝電子データ）」を、「ダウンロードできる（＝電子データのまま保存してある）」事を前提として、「検索要件」を満たさないだけなら宥恕される場合がある、という規定になります。

結論

宥恕規定の適用を受けたとしても、電子データを電子データで保存する義務に変わりはありませんので、電子データ保存するのであれば、クラウドサービスを使用して、電帳法にきちんと対応するのが正攻法だと考えます。

電帳法に従わない場合、罰則があります

① 青色申告の承認申請の取り消し

電帳法が改正された当初、電帳法に従わなかった場合、青色申告が取り消されるのでは、という話がありましたが、その後、国税庁から運営指針の通達があり、判断基準が明らかになりました。

国税庁　法人の青色申告の承認の取消しについて（事務運営指針）

電子データで保存していなかった場合でも、書面による備え付けがあり、今後改善が見込まれる場合には、青色申告の承認が一発で取り消される、といったことは無いようです。

ただし、「程度によって判断する」とありますので、事業主が全く対応する気がない場合には、青色申告の承認が取り消される可能性があります。

② 重加算税の加重措置

保存した電子データに改ざん等をした場合や、架空経費計上のため電子データを偽造した場合等には、電帳法違反により、通常の重加算税にさらに10％の重加算税が加算される場合があります。

通常の重加算税率は、国税通則法に規定されており、条件によって35%〜50%となっています。これに、さらに電帳法の重加算税率10%が加わることで、電子データ改ざんによる悪質な所得隠し等については、45%〜60%の重加算税が課される可能性があります。

③ 過料

電帳法に従わなかった場合には、税法に規定される罰則に加えて、さらに会社法第九百七十六条により100万円以下の過料に処せられる可能性があります。

結論

電帳法のうち、義務となる「電子取引データ保存」には、きちんと対応しておきましょう。

freeeを使用した電帳法対応のススメ

私はfreee認定アドバイザーなので、ここからはfreeeの電帳法対応の宣伝をします（笑）

freee会計を使用した電帳法対応

freee会計を使用している人は、freee会計のファイルボックス機能を使用することで、そのまま経理と統合した形で電帳法対応が可能です。これが最も効率的な方法だと思います。私の事務所の優良電子帳簿保存法対応も、freee会計で対応しています。

freee会計は、義務化される電子取引データ保存だけでなく、電子帳簿等保存・スキャナ保存についてもフル対応しています。

なお、freee会計で電帳法対応の電子取引データ保存を行う作業は、下記のような形になります。

① 発行した請求書の電子取引データ保存

freee会計で請求書を作成し、freee会計からメール送付することで、請求書がそのままfreee会計に電子データとして保存され、自動的に電帳法対応となります。

② 受領した領収書の電子取引データ保存

電子データで受領した領収書は、freee会計のファイルボックスにドラッグ＆ドロップすると、日付・金額・取引先が自動推測されますので、そのまま保存することで電帳法対応となります。

手書きの領収書で字が汚かったりして、OCRで自動認識できなかったものについては、適切な日付・金額・取引先を設定して保存することで、電帳法対応となります。

弊事務所の経理処理では、さらに一歩進んで、帳簿の仕訳と電子取引データ（領収書・請求書等）を紐づけています。そういえばこの仕訳は何の費用だったか・・・と調べたい時は、仕訳に紐づいた電子取引データをクリックすれば、すぐ確認することができます。

この利便性が、国が、電帳法を制定することにより目指している目標の一つだと考えています。

freeeサイン「文書保管プラン」を使用した電帳法対応

他の会計システムを使用している場合等で、freee会計を導入することが難しいこともあると思います。その場合には、freeeサインの文書管理プランで、freee会計と同様の電帳法対応を行うことができます。

freeeサインの文書保管プランは、基本料金5,500円(税込み)で、

• データ容量：無制限
• アップロード通数：500通/月
• タイムスタンプ：全件自動付与
• 柔軟な検索機能

等の電帳法対応が実現できます。

弊事務所はfreeeサインと提携しているため、freeeサインの担当者をご紹介し、freeeサインの担当者から直接サービスの説明を受けることができます。お気軽にご相談ください。